Versie 1.0
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van Late Night Shopping Kerkdriel 2025 (hierna: “het evenement”) en de aan het evenement verbonden communicatie, promotie en organisatie.
Verwerkingsverantwoordelijke
Beleef Kerkdriel (organisatie van het evenement)
E-mail: info@beleefkerkdriel.nl
1. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van uw relatie tot het evenement (deelnemer, bezoeker, leverancier, pers) verwerken wij mogelijk:
- Identificatie- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam/vereniging, e-mailadres, telefoonnummer, adres/plaats
- Organisatiegegevens: branche, product/dienst, stand/kraamnummer, facturatiegegevens
- Communicatiegegevens: berichten en correspondentie met de organisatie
- Beeldmateriaal: foto’s en video’s gemaakt tijdens het evenement
- Technische basisgegevens: beperkte metadata bij online formulieren of e-mail (zoals tijdstip, IP-adres)
2. Doeleinden van de verwerking
- Organisatie en uitvoering van het evenement, inclusief indeling van stands en logistiek
- Communicatie voor, tijdens en na het evenement (inclusief serviceberichten bij wijzigingen)
- Facturatie en administratieve afhandeling
- Veiligheid en incidentafhandeling
- Verslaglegging en promotie van het evenement (website, socials, drukwerk)
3. Rechtsgronden (AVG art. 6)
- Uitvoering van een overeenkomst: deelname/inschrijving en toewijzing van een stand
- Gerechtvaardigd belang: verslaglegging en promotie van het evenement, beveiliging en crowd management
- Toestemming: waar wettelijk vereist, bijvoorbeeld voor specifieke close-ups of interviews
- Wettelijke verplichting: naleving van fiscale bewaarplichten en verzoeken van bevoegde autoriteiten
4. Foto’s en video’s (beeldmateriaal)
Tijdens het evenement worden foto’s en video’s gemaakt voor verslaglegging en promotie. Door een kraam of ruimte te huren/reserveren verklaart de deelnemer dat op de stand aanwezige personen ermee instemmen in beeld te kunnen komen. Op het terrein plaatsen wij zichtbare aankondigingen.
Wie niet in beeld wil, kan dit ter plaatse melden bij de organisatie; wij houden daar binnen redelijke grenzen rekening mee. Bij gerichte close-ups van herkenbare personen vragen we waar passend expliciete toestemming.
Deelnemers kunnen eigen beeldmateriaal aanleveren; zij zijn zelf verantwoordelijk voor de rechten daarop.
5. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen waar noodzakelijk:
- Met uitvoerende partijen die ons helpen bij organisatie en veiligheid (bijv. kraamverhuurder, beveiliging, EHBO, gemeente/hulpdiensten voor vergunnings- en veiligheidsdoeleinden)
- Met verwerkers zoals hosting- en e-mailproviders, vormgevers/drukkers voor promotioneel materiaal
- Met mediapartners t.b.v. publiciteit over het evenement
Met deze partijen zijn waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens worden niet verkocht.
6. Bewaartermijnen
- Administratieve en facturatiegegevens: volgens fiscale bewaartermijnen (meestal 7 jaar)
- Operationele projectcorrespondentie: tot maximaal 2 jaar na het evenement
- Beeldmateriaal voor verslaglegging/promotie: maximaal 5 jaar of totdat het niet langer relevant is, waarna het wordt verwijderd of gearchiveerd
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Toegang is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taak.
8. Rechten van betrokkenen
U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, binnen de kaders van de AVG. Verzoeken kunt u richten aan info@beleefkerkdriel.nl. Wij reageren in de regel binnen één maand.
9. Doorgifte buiten de EER
Waar verwerkers (bijv. cloud-diensten) buiten de EER gevestigd zijn, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals standaardcontractbepalingen (SCC’s).
10. Minderjarigen
Wij vragen deelnemers rekening te houden met de aanwezigheid van minderjarigen. Bij portretten/close-ups van herkenbare minderjarigen vragen wij, waar passend, toestemming van ouder/voogd.
11. Contact en klachten
Vragen of verzoeken? Neem contact op via info@beleefkerkdriel.nl.
Heeft u een klacht over onze gegevensverwerking, dan kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer omstandigheden daarom vragen. De meest recente versie en datum staan bovenaan dit document.
